Как оформить ЭЦП на сотрудника организации в 2023 году

В современном мире электронные документы стали неотъемлемой частью деловой и государственной сферы. Одним из ключевых инструментов обеспечения безопасности и подтверждения подлинности таких документов является электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет эффективно и безопасно проводить различные операции и взаимодействия в электронной среде, и оформление ее для сотрудников организации или физических лиц становится важным шагом в современном информационном мире.

Оформление электронной цифровой подписи на сотрудников организации или физических лиц облегчает множество бизнес-процессов, делает их более безопасными и эффективными.

Правила использования ЭЦП для сотрудников

Ранее работники подписывали документы с использованием электронной подписи (ЭП) организации, в которых также указывались их личные данные. Это было возможно до конца 2022 года.

Однако в соответствии с законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ, с 1 сентября 2023 года необходимо подписывать электронные документы с использованием личной электронной подписи физического лица. В отличие от предыдущей подписи, новая ЭП не содержит информацию о компании, от имени которой действует сотрудник. Для подтверждения своих полномочий в таких случаях потребуется предоставить машиночитаемую доверенность (МЧД) вместе с необходимыми документами.

Этот подход имеет свои преимущества: новую ЭП физического лица можно использовать не только в рабочих целях, но и для личных нужд. Например, подачи документов в государственные органы в электронном виде, регистрации сделок с недвижимостью и получения государственных услуг.

Что такое МЧД?

МЧД (машиночитаемая доверенность) представляет собой документ, который удостоверяет полномочия лица или организации для представления интересов другого лица. Этот документ содержит специфические коды и данные, которые могут быть прочитаны и обработаны компьютерами или специализированными устройствами. МЧД используется для подтверждения полномочий при электронных транзакциях, таких как подписание документов, совершение сделок и взаимодействие с официальными органами.

В контексте использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), МЧД может прилагаться к подписываемым документам вместе с ЭЦП. Это позволяет подтвердить, что лицо, подписывающее документ, имеет законные полномочия для этого действия, и обеспечивает дополнительный уровень юридической достоверности электронных транзакций.

Для получения машиночитаемой доверенности (МЧД) следуйте этим шагам:

1. Обратитесь в аккредитованный УЦ, который предоставляет услуги по выдаче МЧД. Убедитесь, что выбранный УЦ поддерживает требования и стандарты, соответствующие вашим потребностям.
2. В зависимости от целей использования МЧД, подготовьте необходимые документы. Это может включать в себя заявление, копии удостоверения личности, доверенности или других документов, подтверждающих полномочия.
3. Заполните заявление на получение МЧД, предоставив все необходимые данные и документы.
4. В процессе получения МЧД вы, возможно, должны будете пройти процедуру идентификации личности в УЦ. Это может включать личное присутствие и предоставление документов для подтверждения вашей личности.
5. После успешного прохождения идентификации и проверки документов, УЦ подготовит и выдаст вам машиночитаемую доверенность. Это может быть электронный файл или физический документ, содержащий специальные коды и данные.

Если вам не нужна заверенная МЧД, ее можно выпустить удаленно - на сайте удостоверяющего центра или ФНС.

Выбор аккредитованного Удостоверяющего Центра и правильное предоставление документов становятся важным шагом для получения ЭЦП, которая будет использоваться как для деловых, так и для личных целей

Кому понадобится оформлять ЭЦП?

Оформление электронной цифровой подписи (ЭЦП) может быть необходимо для различных категорий сотрудников в зависимости от деятельности организации и ее потребностей. Вот некоторые из типичных категорий сотрудников, которым может понадобиться оформить ЭЦП:

Как оформить сотруднику ЭЦП?

Для оформления сотруднику электронной цифровой подписи (ЭЦП) следует выполнить следующие шаги:

1. Выбор Удостоверяющего Центра (УЦ): Выберите аккредитованный Удостоверяющий Центр, который предоставляет услуги по выдаче ЭЦП.
2. Подготовьте Документы: Подготовьте необходимые документы, которые потребуются для оформления ЭЦП. Обычно это включает в себя удостоверение личности, заявление на выдачу ЭЦП и другие документы в зависимости от требований УЦ.
3. Личное Присутствие: В некоторых случаях, сотрудник может быть обязан лично посетить УЦ для прохождения идентификации и подписания необходимых документов.
4. Заполнение Заявления: Заполните заявление на оформление ЭЦП, предоставив требуемые данные и документы.
5. Прохождение Идентификации: В некоторых случаях, сотруднику может потребоваться пройти процедуру идентификации в УЦ. Это может включать в себя предоставление документов для подтверждения личности.
6. Получение Контейнера ЭЦП: После прохождения всех процедур и подписания необходимых документов, сотрудник получит контейнер с его личной ЭЦП и криптографическими ключами.

Какие документы нужны для оформления ЭЦП сотрудника юридического лица?

Как мы уже писали выше, теперь сотруднику необходимо использовать личную электронную подпись физлица. Для получения сертификата физического лица требуются следующие документы:

• Оригинал паспорта будущего владельца сертификата, включая разворот с фотографией.
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учета, на случай, если предоставленные данные не проходят проверку.
• ИНН будущего владельца сертификата, на случай, если предоставленные данные не проходят проверку в ФНС.

ЭЦП — это не только средство эффективной работы в цифровом пространстве, но и залог надежности и подлинности каждой электронной сделки и документа.

Цена оформления ЭЦП в 2023 году

Стоимость оформления электронной цифровой подписи (ЭЦП) в России может варьироваться в зависимости от выбранного Удостоверяющего Центра (УЦ), типа ЭЦП, срока действия и других условий. В среднем, стоимость оформления ЭЦП для физических лиц и юридических лиц в России может составлять от 1000 до 5000 рублей и более, в зависимости от следующих факторов:

Чтобы узнать конкретную стоимость оформления ЭЦП в России, рекомендуется обратиться к нескольким УЦ, сравнить их предложения и выбрать наиболее подходящий вариант.

Часто задаваемые вопросы

Как оформить ЭЦП на сотрудника или на физическое лицо?

Для оформления электронной цифровой подписи (ЭЦП) на сотрудника или физическое лицо необходимо выбрать аккредитованный Удостоверяющий Центр, подготовить документы, включая паспорт, СНИЛС, ИНН и другие документы в зависимости от требований УЦ. Затем посетить УЦ лично или следовать инструкциям для онлайн-оформления, заполнив заявление и предоставив необходимые документы.

Можно ли выпустить ЭЦП на сотрудника ИП?

Да, можно выпустить электронную цифровую подпись (ЭЦП) на сотрудника индивидуального предпринимателя (ИП). Для этого следует выбрать аккредитованный Удостоверяющий Центр (УЦ), ознакомиться с требованиями и процедурами оформления ЭЦП для ИП, подготовить необходимые документы, такие как паспорт, СНИЛС, ИНН, и заполнить заявление. После прохождения процедуры и подписания договора, сотрудник ИП получит свой сертификат ЭЦП для использования в электронных документах.

Как сделать ЭЦП на сотрудника организации?

Для оформления электронной цифровой подписи (ЭЦП) на сотрудника организации выберите Удостоверяющий Центр (УЦ. Подготовьте копии паспорта, СНИЛС, ИНН сотрудника, а также документы, подтверждающие его полномочия. Посетите УЦ или оформите заявку онлайн, предоставив необходимые документы. Получите сертификат ЭЦП для сотрудника.