Гайд по ОФД: все о передаче фискальных данных и онлайн-кассах

Как у новых, так и опытных предпринимателей часто возникают вопросы, когда дело касается регистрации онлайн-кассы в ОФД. В этой статье мы решили собрать актуальную информацию о том:

• какую роль ОФД играет в процессе передаче фискальных данных;
• что именно делает ОФД с данными, полученными из кассовых аппаратов;
• какие документы нужны для регистрации кассы в ОФД;
• куда отправляет ОФД отчет и что это такое.

Вы также узнаете о том, по какому принципу работают онлайн-кассы, в каких случаях предприятие может работать без ОФД, и как выбрать ОФД.

Что бизнесмену необходимо знать об онлайн-кассе

Если вы являетесь продавцом товаров и услуг для физических лиц, представителей компаний и индивидуальных предпринимателей, то вы обязаны в своей работе использовать онлайн-кассу. Онлайн-кассы используются как в офлайн, так и в онлайн-торговле.

При оформлении покупки вы обязаны предоставить покупателю чеки, вне зависимости от того, какой способ оплаты он использует: наличные деньги, банковскую карту, смартфон (через систему NFC) или же qr-код (например, через систему Sberpay).

Начиная с лета 2019 года практически все предприниматели страны использую в своей работе онлайн-кассы. Исключение составляли индивидуальные предприниматели, которые занимались продажей товаров и услуг собственного производства, не имеющие наемных работников. Однако и этой группе предпринимателей отсрочка предоставлялась лишь до первого июля 2021 года.

Также работать без онлайн-кассы разрешается индивидуальным предпринимателям, работающим на патенте, а также некоторым группам предприятий (например, торговцам мороженым в киосках, сельским аптекам). В этих случаях разрешение работать без онлайн-кассы действует бессрочно.

Основные функции онлайн-кассы и ОФД

По сути, онлайн-касса выполняет ту же функцию, что и обычная касса. С помощью нее продавец регистрирует продажу/возврат своего товара – т.е. печатает чек, а затем выдает его покупателю.

Помимо этого с помощью онлайн-кассы вы можете создать электронный чек, который впоследствии отправится на электронную почту покупателя.

Главное преимущество современных онлайн-касса, перед классическими кассовыми аппаратами, – это то, что онлайн-касса автоматически хранит данные обо всех своих операциях, а затем отправляет их в органы ФНС.

Этот функционал онлайн-касса существенно облегчает ведение финансовой отчетности на предприятии и контроль над продавца налоговой службой.

Сам процесс отправки данных в ФНС и их последующее хранение (в течение 5 лет) берет на себя оператор фискальных данных, или ОФД.

Что именно делает ОФД с фискальными данными

Оператор фискальных данных занимается сбором, хранением и передачей фискальных данных в налоговою службу. Что же относится к фискальным данным?

• Информация о продаже товара.
• Информация о возврате товара.
• Информация об открытии и закрытии рабочей смены.
• Кассовые отчеты, которые заказывает продавец в процессе использования кассы.

ОФД фиксирует артикул товара, его цену, время покупки, факт наличия скидки, имя кассира. Вся эта информация автоматически загружается из кассы оператору фискальных данных в тот момент, когда онлайн-касса имеет доступ в интернет.

Фискальные данные хранятся и передаются в зашифрованном виде, поэтому они надежно защищены от посторонних лиц. Кроме того, каждый оператор фискальных данных получает право на ведение деятельности непосредственно от ФНС, это позволяет предотвратить возможность попадания фискальных данных третьим лицам, которые могут использовать их в мошеннических действиях.

Рассмотрим основные плюсы и минусы использования онлайн-касс по сравнению с физическими носителями фискальных данных.

Как правильно выбрать ОФД

Главное, что должен проверить предприниматель при выборе ОФД – внесен ли этот оператор в специальный реестр ОФД, который можно найти на сайте федеральной налоговой службы. Именно в этой базе вы можете выбрать лицензированного оператора фискальных данных, который по закону имеет право вести работать с фискальными данными.

Этот список регулярно обновляется, поэтому при использовании других веб-сайтов для поиска ОФД, вы рискуете найти неактуальные списки. Если ОФД больше не соответсвует требованиям ФНС, компанию исключают из реестра и публикуют на сайте соответствующие документ. Поэтому старайтесь всегда обращаться именно к официальным данным на сайте ФНС.

Не заключайте договор с оператором, которого нет в реестре. Так вы рискуете доверить фискальные данные мошенникам.

При выборе ОФД стоит обращать внимание на те услуги, которые может предоставить компания. Так, можно найти организацию, которая не просто произведет подключение, но и подберет для вас оборудование, помогут оформить электронную подпись или наладить систему электронного оборота документов. Отдаю же вытекает следующий фактор, на который следует обратить внимание — что входит в стоимость обслуживания и какие нужно будет произвести доплаты. Выясните, входит ли в стоимость сам фискальный накопитель, как производится расчёт за отправку электронных чеков.

Услугами ОФД должно быть удобно пользоваться. Узнайте, есть ли у оператора сайт, на котором будет открыт личный кабинет. Каким образом можно будет контактировать с техподдержкой, и в каком режиме она работает. Если для вас принципиально важно наличие поддержки 24/7, также уточнить этот момент перед подписание договора.

Многие ОФД предоставляют клиентам весьма удобные инструменты по аналитике продаж. С их помощью можно контролировать ключевые показатели, делать прогнозы и создавать отчеты и сводные таблицы. Также может быть полезно наличие у ОФД мобильного приложения, этот нюанс также стоит выбрать до подписания договора.

Сколько стоит подключение к ОФД

На стоимость подключения и обслуживания ОФД может влиять много факторов.

• Во-первых, чем короче срок, на который вы хотите подключиться к данному ОФД, тем выше будет стоимость тарифа. Т.е. стоимость обслуживания по договору, подписанному на месяц, будет дороже, чем по договору, подписанному на год.
• Во-вторых, цена может расти в зависимости от того, какие дополнительные услуги вы выберете: покупка фискального накопителя, круглосуточная поддержка и т.д.

Средняя цена практически у всех операторов составляет около три тысячи за год.

Многие операторы предлагают новым клиентам воспользоваться бесплатным пробным периодом. Срок такой акции может варьироваться от нескольких недель до трех месяцев в зависимости от компании. Если вы подключите кассу к какой-то определенной ОФД, но спустя несколько месяцев поймете, что качество услуг вас не устраивает – вы всегда можете расторгнуть договор и найти для себя тот ОФД, с которым работа будет более комфортной.

Как подключиться к ОФД

Когда придет время подключения вашей онлайн-кассы, вы можете пойти двумя путями:

• 1 путь – доверить процесс подключения онлайн-кассы профессионалам в сфере автоматизации предприятий розничной торговли. Например, воспользоваться услугами нашей компании «Инжторг». Мы возьмем на себя все формальности и подключим вашу онлайн-кассу в самый короткий срок под ключ. Благодаря опыту и постоянному обучению наши специалисты способны справиться даже с самыми сложными кейсами и помочь вам сделать процесс ведения бизнеса приятным и комфортным.
• 2 путь – взять весь процесс подключения онлайн-кассы к ОФД на себя. Для этого вам нужно будет выбрать ОФД, который оптимально подходит вам по условиям и стоимости услуг, оформить усиленную квалифицированную цифровую подпись, заключить договор с ОФД, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, настроить все оборудование на предприятии, напечатать отчет о подключении и направить его в налоговую. Весь этот процесс может отнять у вас много сил и времени, ведь вам необходимо будет погрузиться в эту тему и найти актуальные инструкции и рекомендации, учесть все формальности и самостоятельно настроить все оборудование ККТ.

Первый путь – это оптимальное решение для тех предпринимателей, которые ценят свое время и предпочитают тратить его на решение действительно важных бизнес-вопросов. Если вы решите доверить процесс подключения кассы к ОФД именно нам, вам останется только подписать договор о сотрудничестве и получить готовый результат.

Для того, чтобы получить бесплатную консультацию от наших специалистов по автоматизации предприятий розничной торговли, вы можете заполнить и отправить заявку на нашем сайте, или же позвонить по номеру:

Мы будем рады помочь вам!